外资集团内部控制评价的创新探究

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摘要：笔者于2005年初进入外企，从事的是财务、人事和管理的相关工作，之后作为财务负责人多次参加了集团内部控制评价的工作，都是作为被评价的角色。在2017年初，笔者有幸加人阿特拉斯科普柯集团刚刚收购的一家以出口为主的制造销售企业，也是笔者目前所在单位，并在2018年末作为被审计单位，再一次参加了集团的内部控制评价工作。在此次内审工作中，笔者欣喜地发现关于阿特拉斯科普柯集团内部控制评价的一些独特创新的举措，借此本文进行了分析和介绍，供同行参考与借鉴。
关键词：外资 集团内审 目标 创新
中图分类号：F276 文献标识码：A
0 引言
成立于1873年的阿特拉斯科普柯集团是一家全球性的工业集团公司，总部设在瑞典的斯德哥尔摩。集团开发和制造工业工具、压缩空气设备、建筑与采矿设备、装配系统，并提供相关的服务和设备租赁。产品以不同品牌销售和出租，范围涉及全球160多个国家和地区，其中有一半由全资或合资客户中心提供服务。
集团重视财务、业务的融合，视财务数据为集团发展的驱动，专门在集团的网站里开辟了业务财务模块，宣传集团的规定和工作方法。集团的内控系统较为成熟，更多地采用重点评价或者专项评价，以提高内部控制评价的效率和效果。
1 内部控制评价目标的创新
传统的内部控制评价，是董事会或类似权力机构定期对内部控制的有效性进行全面的评价、形成评价结论、出具评价报告的过程。内部控制有效性又分为内部控制设计的有效性和内部控制运行的有效性。内部控制评价的目的不言而喻，是为了自我评价，是董事会对内部控制目标实施的全面评价。
1.1 最佳实践的发现与借鉴
集团内审团队在通过现场开展内部控制评价工作的过程中，不仅仅是对内控进行全面评价，而是带着慧眼去发现工作中企业内控的亮点和先进的工具。比如笔者所在企业刚刚被收购不到两年，对于新ERP的使用大家都很畏难和抗拒，因为ERP复杂而且控制点多，稍有不慎就会弄错了数据。对于这个难点，企业的IT专家专门设置了很多的数据抓取工具模板，比如统计收入、订单、应收、应付和对账等等，使得以前需要费时费力的抓取数据工作只需通过一个刷新按钮，就可以在EXCEL表格里面一目了然，进行筛选和透视，而不用进入到ERP里面去进行复杂的命令操作。再比如为了分析各种财务经营指标的变化趋势，专门设计了一个Q-Link网页（意为快速链接），可以实时监控ERP里面的数据，进行形象的饼状图、柱状图和查询功能。每个月末在做财务分析的时候，也不用每次根据数据手动制作图表，而是根据之前设置好的模型，直接出各种分析图形，简单快捷，大大提高了工作效率。像这样的发现，都被写在了评价报告里面，而且会被集团总部评估推广，惠及更多其他使用相同ERP的企业借鉴。
1.2 经验的分享与交流
集团内部控制评价的最终结果不是为了出报告，而是更重视过程中的沟通和交流，彼此进行分享，这对被评价企业来说是一次进步的机会。不是通过冷冰冰的报告来改进工作，而是手把手地现场教传，尤其像我们这样刚刚被集团收购的企业，还有很多需要和同行前辈学习交流的地方，这种经验的分享和交流就显得尤为珍贵。在此次现场评价的一个星期时间里，笔者感受到一种温馨的企业文化，那就是无私的分享和热烈的讨论。按照传统的内部评价流程，内审团队只要通过个别访谈、调查问卷、专题讨论、穿行测试、实地检查等方法进行比较分析，广泛收集被评价单位内部控制设计和运行是否有效的证据。但是在内控评价过程中，内审团队一方面在开展现场检查测试，另一方面一直在分享他们认为对我们更有帮助的内控方法，因为他们个个都是各个业务模块的骨干，经验丰富。通过他们的建议，我们可以少走弯路就达到很好的内控效果，向集团其他企业看齐，遵守集团的规定。比如这次他们建议我们通过电子银行报销员工费用，而不是按照以前的每周进行现金报销，目的是减少现金的使用，减小现金风险。据评价组的组长介绍，集团已经要求无现金管理，全部电子化管理，所以我们也要跟集团的要求看齐。
2 评价工作组组成的创新
评价工作组在内部控制评价部门的领导下，具体承担内部控制检查评价任务。内部控制评价部门根据经批准的评价方案，挑选具备独立性、业务胜任能力和职业道德素养的评价人员，组成评价工作组，实施内部控制评价工作。
2.1 评价工作组全球招募
阿特拉斯科普柯集团的创新在于评价组的人员的构成，评价组成员来自集团内各个下属公司，只有评价组组长是专业的集团内审部成员。大家都是自愿参加内审项目，并且在集团内各个模块都是工作超过十年以上的专业人士，对集团的要求和各自的业务非常有经验，通过筛选和学习培训，加入到评价工作组里面。评价工作组里面，规定必须有外籍人，以保持全球化的特点。大家的工作语言统一为英语，最后汇总到集团归档管理。通过全球招募工作组成員，更加体现了企业多元化全球化的企业文化。
2.2 评价工作组的网络培训
实施评价工作前，评价人员需要接受相关培训，培训内容一般包括内部控制专业知识及相关规章制度、评价工作流程、检查评价方法、工作底稿填写要求、缺陷认定标准，评价人员的权力义务、纪律要求及评价中需重点关注的问题等等。
阿特拉斯科普柯集团的创新在于组织这些评价人员开展集中网络培训，而不是面授。原因是大家都是自发自愿参与到项目中来，不是专职内审，平时工作也非常繁忙。通过网络培训，世界各地的工作组成员都可以借助平台共同学习，既提高效率也节约了成本。网络培训后，在入场进行内审工作前，大家再通过一到两天的现场沟通，达到最佳的入场前状态。
3 内部控制评价流程的创新
集团开展内部控制评价工作，一般流程为：设置内部控制评价部门、制订评价工作方案、组成评价工作组、实施现场测试、汇总评价结果、编报评价报告等。
3.1 被评价单位的准备工作充分
阿特拉斯科普柯集团的创新在于现场实施前，组织进行被评价单位自身的培训。第一，组织召开特别的经理层会议，总经理介绍给所有部门经理此次内部评价的目的和内容;第二，各部门经理回到部门对其他员工进行培训，内容和经理层会议的相同。同时，强调各自部门的业务侧重点;然后，各部门经理和员工一起着手准备内控调查问卷内容的填写，并模拟练习问答过程;第三，每一个员工完成在集团网站上的内部控制评价培训课程并且回答问题，得到一张培训认证证书。笔者认为此项流程的增加，意义非凡。因为内审团队入场前的准备过程中，被评价单位已经自己梳理了一遍內控控制点和风险点，进行自我的查漏补缺;更为重要的是，让企业的每一个员工参与进来，提高了管理层和操作层关于企业内控的积极性，让大家意识到内部控制评价不是简单的检查与被检查，而是一个自我成长改进的过程，使得内部控制评价的工作变得更加有意义了。
3.2 内部控制评价调查间卷
笔者特别想介绍一下集团的内部控制评价调查问卷。笔者认为调查问卷设计的合理而且成熟。调查问卷是按照每一个部门，每一个业务模块进行设计，控制点和风险点描述明确而且细化。比如大家最熟悉的固定资产投资与出让模块，就会涉及11个大类、43个具体的问题，问卷要就描述如何控制，相关支持文件证据、负责人、操作人、频率等一系列指标。其中有3个问题都是涉及到环境，比如问购买固定资产的时候，是否有考虑到优先购买环保产品，处处体现了企业集团的文化关心环境社会的特点。虽然是以调查问卷的形式出现，但是它更像是一个完整的内控手册，而且根据集团不同的事业部的特点，每一家企业根据自己产品和经营的特点，不要求统一化，体现了集团集权化管理和分权化管理相融合的管理艺术。
4 内部控制信息系统的创新
集团根据内部控制规范体系的要求，结合业务现状以及相关的业务流程，梳理企业内部业务流程、主要风险及控制点，制定相应的控制措施，形成企业内部控制制度和控制文档，建立并及时更新现有的信息系统，提高内部控制的效率和成效。
凭借集团多年的发展和信息技术的成熟，为集团内部控制评价工作带来更多的效率。比如笔者发现评价组入场之后，不是像以前做传统的资料收集和数据分析，而是直接根据网络平台的软件分析出来的数据结果，直接抽中其他集团企业容易失控的和管理的难点进行测试和询问，这种操作带来的是高效率工作，而且问题一般都是一针见血。另外，所有的数据和工作底稿都是通过网络上传，在平台软件里面进行共享、分配、汇总，进行模板化管理。信息透明公开，方便查询，报告自动生成，排版专业化。
5 结束语
综上所述，伴随着经营环境的日趋复杂多变，管理工作的日趋精细和信息技术的日趋发达，各个集团公司都在以自身集团特色为依据，进行着不断的创新，目的是更好地为集团发展保驾护航。尤其是一些老牌外资集团，比如阿特拉斯科普柯集团内部控制评价的创新举措，值得其他企业集团进行内控评价借鉴。
参考文献：
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