新时期职业院校档案管理的思考

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职业院校的档案是职业学校发展里程碑的记录。档案真实地记述和反映了职业院校教学管理、运行的发展轨迹。从职业院校档案管理工作的意义、职业院校档案能够促进职业院校独特的校务管理模式、新时期职业院校档案工作的管理等三个方面进行了探索研究。
新时期职业院校档案管理一、职业院校档案管理工作的意义
1.职业院校档案管理的好坏直接关系到能否对教育教学有历史借鉴和参考作用。我们知道，职业院校的档案记录着职业院校形成、发展、变化全过程的历史，同时又涉及职业院校教育教学工作及其组织管理的方方面面，是职业院校重要的信息资源。它代表着各个职业院校教育教学管理的特点和院校的发展思路，是前人留给后人研究院校发展的基础性材料。
2.职业院校档案直接记录教育教学管理的点点滴滴。职业院校教育教学活动都被校档案记录在册，是第一手材料，可以说多少年后就是“活化石”。能够综合反映职业院校的基本面貌和全部活动，是职业院校教育教学管理的缩影。它包括职业院校发展的材料、教学中先进的教学经验、优秀教师事迹报告、优秀学生先进事迹报告、好人好事、年底单位工作总结，等等，都是职业院校教育教学管理的历史依据和经验。职业院校档案可以认为，职业院校的自身形象、价值观念、人文精神、优秀人物的榜样力量之所以能够持续不断地得以传承，校风、校纪得以形成，职业院校档案起到了重要的载体作用，意义非常重大。
3.职业院校档案管理是职业院校文化的重要内容之一。职业院校档案中有很大一部分是记录和保存职业院校教育教学经验和成果的，反映了职业院校总体的教学管理水平，是职业院校全体师生智慧的结晶。职业院校档案信息的开发利用，也是职业院校档案管理工作中最重要的一项业务。
二、职业院校档案能够促进职业院校独特的校务管理模式形成
1.引领学校发展的方向。院校的档案资料记录了职业院校优秀的传统、先进教师和学生的事迹、多年教育教学工作的总结等等文件资料，这些文件資料能够折射出职业院校的人文精神，这个人文精神就是这个院校师生的道德价值取向及行为准则。所以说，这些精神可以起到承上启下的作用，把职业院校管理经验的成果传承下去
2.凝聚学校正能量。职业院校的人文精神、院校文化是经过多年全体师生共同认可之后形成的，会产生较大的凝聚作用，对学校的发展产生正能量。学校文化一旦建立起来，就具有指导学校办学方向、统一价值观念，引领师生教与学的行为的作用，就能凝聚全校力量，为实现学校的办学目标而努力。
3.激励发展作用，职业院校文化建设的目的就是造就一个工作氛围、工作环境，使全体师生从内心产生一种情绪高昂、奋发进取、互帮互学、相互尊重的效应。
4.院校约束机制的形成。是指职业院校对每个师生的思想和行为具有约束和规范作用。职业院校档案中记载了多年来职业院校形成的一整套规章制度，记录了职业院校教育教学目标、职业道德、工作守则、心理素质、人际关系等无形的行为准则，从而推动着职业院校文化的发展。
5.职业院校辐射带动作用的形成。职业院校通过大胆探索、改革创新，在办学实力、教学质量、管理水平和办学效益等方面有了很好的经验积累，特别是在“以就业为导向、以服务为宗旨”的职业教育理念和“校企合作、工学结合”的人才培养模式成为职业教育的典范。所以其辐射带动作用是巨大的。
三、新时期职业院校档案工作的管理
1.用新理念做好新时期的档案管理工作。强化职业院校文化建设的意识，把职业院校档案工作纳入职业院校文化建设的轨道中，具有概括性、抽象性的特征。要摆脱档案工作者习惯只为职业院校教育教学、日常管理等各项活动提供档案工作，应该更注重为职业院校文化建设提供档案工作的支持。强化职业院校文化建设意识，要求职业院校档案工作者必须对职业院校文化建设进行认真思考和研究。作为合格的档案工作者，不能局限于就档案工作而做档案工作，应当关注职业院校的整体发展。职业院校档案工作者应当研究职业院校文化建设对职业院校档案工作的影响、档案与文化建设之间的关系，充分发挥档案工作的作用。
2.为职业院校文化建设服务好。要加强职业院校档案的基础工作，拓展职业院校档案工作的内容。为适应职业院校文化建设的需要，职业院校档案工作必须不断更新发展，加强职业院校档案基础工作建设，为职业院校文化建设服务。
3.挖掘档案资料促进学校发展。要深层次开展职业院校档案的信息资源，为职业院校自身形象和价值观建设服务，促使一些分散保存的档案材料集中起来，把淹没在一般档案中的有用信息发掘出来，利用现代化手段建立健全主题词就能检索到所需要的档案材料等，促进院校的可持续发展。
总之，职业院校档案管理工作是新时期职业院校文化建设的重要内容，为此职业院校管理层要把档案室和档案管理人员作为工作的重中之重，使职业院校的档案工作真实有效地反应职业院校的发展历程。