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随着电子信息技术的快速发展，在机关及各企事业单位办公自动化已经普遍得到应用，无纸化办公已经成为常态，既节省办公成本，又提高了办公效率。与此同时，也产生了大量的电子文档，起初这些电子文档保存在工作人员个人电脑里，随着电子档案管理工作的开展，建立电子档案已经成为趋势。本文就电子档案在社区卫生服务中心档案管理中的实践和应用进行了论述。
1、电子文件的定义和特点
①定义
根据国家颁布的电子文件归档与管理标准，电子文件是指在数字设备及环境中形成的文件，并以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖于计数机等数字设备阅读、处理，并可网络进行传输的文件。简单说，就是在电脑、照相机、摄像机等电子设备形成的文字和图片、视频等，都是电子文件，这些文件可以在电脑上进行处理并通过网络传输和共享。
②特点
所谓特点是与纸质文件进行比较后产生的，一是电子文件必须依赖电子设备形成并进行处理和利用。而纸质文件材料，只需肉眼就可以看到，纸质文件有一次性的特点，损坏后必须再次打印。二是电子文件是虚拟性的文件，是以数字编码的形式存在的。虽然可以利用，但需要传输和共享才可以实现。三是电子文件具有可共享的特点，用户可在任何时间地点利用计算机及网络共享电子文件，无论是下载、打印都可以在个人电脑里实现。四是电子文件的安全性较差，在开放的网络平台上，什么事情都有可能发生，比如黑客攻击，病毒侵袭等，使電子文件有可能被删改或损坏。五是电子文件形成后，可能会由于电脑的存储介质发生故障而丢失或损坏，因此具有不稳定的特点。
2、对电子文件进行档案化管理
在一些档案部门的管理实践中，由于对电子文件的特点和重要性缺乏认识，或不具备电子文件管理的软硬件设施，管理手段还是传统的方式，不能适应电子文件管理的需要。因此，必须提高认识和电子化档案化管理的水平。应在借鉴传统档案管理经验和形式的基础上，按照电子文件的基本特点，利用计算机网络技术，形成一整套新的高效率、方便快捷的档案管理体系，使电子文件得到安全、稳定地进行存储、保管和利用，通过共享平台为相关部门和一些对电子文件有需求的用户，使档案的利用和服务功能得以高效、准确地实现。
3、电子化管理在社区卫生服务中心档案管理中的应用策略
①制订电子化档案管理制度
按照电子文件的特点，制定与档案管理想适应的管理制度，是实现电子化档案管理的重要手段。可联系实际，制定电子化档案管理中的文件收集登记、归档命名和安全防护等各个环节的管理制度和实施标准。同时还要制定电子文档的审核制度，完善查阅手续，规定管理权限，确保文件安全和具有原始完整性。
②将具有存档价值的电子文件尽数归档
应加大电子文件的收集力度，明确在工作中形成的文字、影音和图片文件，都属于集体，应交由档案管理部门保存，对于在个人办公电脑上存储的电子文件要求必须统一管理和归档。电子文件收集后，应首先对电子文件的重要性和实用性进行确定，对于没有归档价值的电子文件要予以删除。按照文字、图像、视频、音频等进行分类存储，以利于提高查询和使用的效率。归档后，要根据电子文档便于复制的特点，进行复制备用，也可以存储到不同的介质上，以确保文件不丢失。
③电子档案保管的要求
如果是利用光盘、硬盘等介质进行保管，应采用专用档案柜，可以防磁，防湿等。环境温度以20℃、湿度50%为宜。还要做好防火、防虫、防尘等。要及时对电子文件进行备份，多套保存可防止文件损坏或丢失。备份可过几年进行一次，除保持文件的稳定性外，经常复制备份可以保证电子文件的质量。有必要时，对重要的文件也可以进行纸质备份，同步实现电子化和纸质化的档案管理。在电子档案保管中，电子文件的安全性必须得到重视。采取加密措施，对访问者的身份进行识别，只有电子档案的管理人员才可以进入。要完善计算机杀毒软件安全系统，及时更新并查杀毒，防止计算机受到病毒侵害，并设置电子密钥等，采取多重限制措施，最大限度地确保电子文件安全。
④开发和利用好电子档案
档案管理的目的是为了利用，电子化档案管理会使用户在利用档案时更方便、更有效率。可通过网络共享平台，为用户提供电子文件下载、传输等。但提供用户使用时要有限制条件，要按照用户身份和实际需要设置权限，不能将电子文件随意提供给任何人。对电子文件进行分级加密，对涉及秘密等级的文件不予完全开放，并且禁止提供下载和拷贝。对加密的电子文件，密钥要经常更换，确保安全性。在进行电子文件管理的相关操作时，要认真细致，不可因操作不当导致文件误删、改动等，要对操作人员的登录情况进行记录，以便进行责任追究。
⑤对电子化档案管理人员进行专业技能培训
电子化档案管理，对人的素质要求更高，不仅要求管理人员具备档案管理的一般知识，还要求档案管理人员必须具有熟悉计算机及信息化技术，对计算机网络能熟练使用，可以对软硬件出现的一般性的问题进行处理的能力。因此，档案管理单位应该加强对管理人员进行培训，提高他们的专业水平。
综上所述，实行电子文件档案化管理是现代化管理的需要，应根据其特点，充分发挥出其独特作用，实现电子档案高水平的管理和利用。
（作者单位：152400黑龙江省庆安县社区卫生服务中心） |
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发表于 2022-2-27 18:44:43