学术期刊缩短出版时滞的对策分析

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摘 要 学术期刊由于其学术性，对所刊发文章的编校质量有比较严格的编辑流程，但在具体操作过程中，由于稿源、专家评审周期、编辑工作效率等因素的限制而使文章的出版时滞过长，导致了很多优秀稿件流失。文章从3个方面探讨了如何扩大稿源、调动专家的审稿积极性、通过数字化手段进一步提高论文传播的时效性，从而缩短学术期刊的出版时滞。
关键词 学术期刊；出版时滞；对策
中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 2096-0360（2016）11-0145-02
作者投稿至编辑部到稿件刊出的时间为出版时滞[1]。众所周知，将学术成果以论文的形式快速呈现在读者面前是科技期刊重要的特征之一，论文发表的快速与否，是确认科学首发权的基本需要，也反映出学术交流的及时性，从某种意义上讲，出版时滞可衡量刊物的学术质量和水平。
稿件流程中各个业务环节所需要消耗的时间属于必要稿件时滞，包括从初审、送审专家、编辑部三审、返作者修改、排版、校对、印刷、出版等，在这个过程中，像送审专家、返作者修改的环节会或多或少的因为专家、编辑或作者个人的原因，未能按规定时间完成，造成延误，从而影响整个稿件的出版时滞，这段时间属于不必要稿件时滞。如何对不必要稿件时滞进行有效的管理和控制，对于缩短期刊的整体出版时滞，提高出版效率具有十分重要的意义。
1 提高对出版时效性的认识
有观点认为[2]，学术期刊与新闻不同，刊载稿件具有很强的学术性，只要学术内容科学、合理，刊发时间早点晚点都无大碍，这种错误观念使得一些编辑在思想上对时效性不够重视，在具体工作方式中，对相关学术热点问题、前沿报道不急于处理、不急于送审，更不急于编辑加工，造成学术成果发表滞后，价值降低。21世纪，信息时代全面来临，从学术论文具有创新性的角度出发，科技期刊没有理由不重视论文刊发的时效性，论文若能快速发表在刊物上，作者的学术成果和研究动态就能越早被相关专业研究人员所知晓，其学术价值和社会价值就越早体现。同时，稿件的传播速度与期刊的他引、被引及转摘率关系密切，传播快速不仅可吸引更多的稿件，而且还能引领该领域研究向纵深发展，可极大地提升期刊的学术质量和影响力。反之，如果科技期刊在出版速度上有所滞后，一方面，作者在其学术领域的研究成果未能得到及时传播，滞后于同类期刊，导致其成果的学术价值大大降低，作者对期刊的信任度就会降低；另一方面，由于出版时滞过长，作者就有可能将稿件投向审稿周期较短的其他期刊，导致大量的优秀稿件外流。长此以往不利于期刊的可持续发展。因此，要处理好学术期刊与论文出版时效性的关系，应做好以下3个方面。
1）要及时答复作者。作者投稿后最关心的就是稿件能否录用，即便是“不予录用”，回复时也要给作者讲明拒稿理由，做到“退稿不退人”，这样作者因得到了及时答复，没有在等待中浪费时间，也会心存感激。如果初审时间过长，作者等不到明确的答复，就会对期刊丧失信心，产生怀疑态度，出现撤稿增多、一稿多投的现象。
2）树立时间意识。在稿件处理的各个流程环节树立时间意识，紧凑连贯，编辑、责任编辑、主编、校对人员等都要明确各自在稿件流程中的责任，严格遵守每个环节的时间，不能懈怠。
3）做好与作者的沟通。作者需要编者来实现稿件的价值，宣传自己的观点，但是很多作者只注重内容，不注重写作细节，尤其是写作格式上不规范，编辑在正式进入审稿流程前需多次退给作者修改，这“一来一回”甚至几个回合就会耽误大量的时间，为此，编辑在投稿须知中就给作者明确论文撰写的具体规范和模板，这样，在初审、编辑加工、作者修改论文、排版等环节可节省大量的时间，从而缩短出版时滞。
2 拓展稿源范围，吸引优质稿件
编辑要积极“走出去”，采取多种形式的约稿，以本刊为例，我们通过以下几种方式约稿。一是依托于学校的重点学科，利用每周的业务学习时间，走访各学院及重点学科学位点，与领导和学科负责人开展座谈，鼓励科研人员把高质量的成果优先发表在本校学报上。二是建立扶持奖励机制，如对于专题研究、国家自然科学基金项目和国家重大项目稿件，优先发表在本刊的，给予较大力度的奖励，并且开通“绿色通道”，使作者的科研成果第一时间得以传播；每年年底通过评选“优秀作者”“最佳专题”“优秀论文”“优秀审稿人”等措施激发广大科研人员的投稿积极性。三是吸引外稿，开放办刊，每年每个编辑都要参加相关学科会议和培训1～2次，参会期间编辑与期刊同仁们沟通交流，通过赠送刊物让他们了解本刊，使用微信等现代化手段进行约稿，我们对外地高质量的稿件可缩短审稿周期，优先刊登。
3 优化审稿流程，发挥专家审稿积极性
随着计算机网络的普及，改变以往传统的编辑流程方式，可大大缩短编辑流程各环节的时间，缩短出版时滞[3]。以《新疆医科大学学报》为例，首先升级采编系统，一是投稿环节电子化，作者通过网上投稿系统几分钟就可以完成。二是审稿环节电子化，专家审稿无需纸质版，审稿单项目更具体化，操作简单，审稿人意见直接发回编辑界面。目前，我刊给专家规定的审稿时间为30天，绝大部分审稿专家都能够按期返回，但由于审稿专家库中有一部分审稿专家位居学科前沿地位，临床、教学和科研工作繁冗，另有个别专家身兼行政职务，有时难免会超期，甚至会忘掉审稿，由此耽误稿件的流程时间。升级的采编系统设有自动提醒功能，对于送审后15天未审回的，发送邮件提醒审稿人。催促两次仍不回的，更换处理人。本刊编辑部也会定期整理、补充、更新审稿专家库，对太忙的加以备注。三是退修环节电子化，对于审稿专家审回可以发表的论文，将专家的审稿意见和编辑的审读意见综合，作为完整的退修意见一次性返到作者的邮箱，给出适当的修改期限，省去了作者来回跑编辑部的时间。这可以有效提高后期编辑的加工效率。另外，对于一些特约稿件，可以简化编辑流程，本刊“专题研究”“维医维药”“民族肿瘤学”栏目的特约稿件，在初审环节由主编参与预审，编辑部编辑集体讨论，提炼出学术价值高的稿件，加快送审专家，专家给予肯定意见的，可以不必终审，直接录用。在这种审稿流程下，可大大节省审稿资源，缩短稿件的平均审理周期即审稿时滞。而对于专家来说，在源头就由编辑部讨论和主编预审把关，可有效过滤掉低质稿件，给他们大大节约了时间，使得他们能在繁忙的临床、教学和科研工作之余，审稿效率提高，返回意见较之前加快，专家对审稿也有了更大的兴趣，从而缩短审稿时滞。
4 利用先进的网络技术，进行优先数字出版
当今社会，信息技术和网络技术快速发展，科技期刊编辑利用数字化网络技术进行初审、文章编辑加工、校对、排版和印刷，为编辑工作的各个环节节约了时间。学术研究和成果的价值受出版时滞的影响，出版时滞过长，科研成果不能得以快速传播和交流，文章的被引、他引和转摘率均受影响。据统计，“2009年度我国学术期刊出版时滞最长可达757天，按学科统计的刊均最长时滞为1年零1.5个月”[4]。这不仅严重损害作者的科研积极性和信心，不利于学术研究的发展，也损害了期刊在投稿者中的声誉和地位。目前很多期刊均实施优先数字化出版，借助中国知网的“优先数字出版”平台，在纸质印刷版期刊付印出版之前，以数字出版的方式提前出版已录用的定稿论文。该平台主要采用2种模式：一种是单篇定稿出版，另一种是整期定稿出版。无论是哪一种，其数字版均先于纸质版出版，而其中属单篇定稿出版最为快捷，稿件一经录用，经编辑部审定、编辑在电脑上进行编辑加工进入待发表稿件的环节，可提交优先出版，省去了组刊、排版、印刷等纸质印刷流程，可有效缩短出版时滞，使科研成果第一时间与读者见面。近年来，本刊每一期的电子版都以最快的方式发给数据库，目前《新疆医科大学学报》已加入4个国外数据库，2015年首次被英国《公共卫生数据库》收录。对于“特色栏目”“专题约稿”的稿件，优先进入排版流程，第一时间发布在“优先数字出版”平台，提高下载量。另外，本刊在加大自身网站建设的同时积极推行多媒体融合技术，今年启用了微信平台，用户数量与日俱增，功能也在日趋完善，不仅可以直接与本刊网站链接，方便浏览每期期刊、过刊，查询稿件，还可以留言，进一步提高了作者、读者与编者之间的互动性。
综上，本文在对与期刊相关的运作关系有所了解的基础上，重点从如何扩大稿源、优化审稿流程和调动专家编委的审稿积极性、利用数字化手段这3方面阐述了提高文献传播的时间、缩短学术期刊出版时滞的具体措施。但笔者深知，仅仅做好这3方面是远远不够的，为争取在学术期刊的出版时间管理上更进一步，我们将不断学习和总结其他一流刊物的数字出版平台建设经验，细化编辑流程间的分工合作，不断创新。
参考文献
[1]张玮.对于缩短科技期刊出版时滞的探究[J].新闻传播，2012（4）：215，219.
[2]佟群英.学术期刊时效性探析——以学术期刊稿件时滞问题为例[J].汕头大学学报：人文社会科学版，2009，25（5）：75-78.
[3]伊兰.学术期刊出版时效管理的个例实践[J].传播与版权，2015（4）：30-32.
[4]赵新科.数字化时代我国高校期刊面临的问题与对策研究[J].新疆大学学报：自然科学版，2010（6）：358-360.