工程合同管理制度

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　工程合同管理 制度
　1．概述 1.1 为了实现依法治理企业，促进公司对外经济活动的开展，规范对外经济行为，提高经济效益，防止不必要的经济损失，特制定工程合同管理规定。
　1.2 合同作为明确合同双方权利和义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订经济合同。
　1.3 本章所指的合同包括建设项目前期、设计、工程、物资的合同。
　1.4 除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
　2.机构 2.1 除工程合同由预算部负责签订，除此之外的合同均由各职能部门负责签订。
　2.2 造价审核部全面负责合同的综合管理，即合同签订前的指导、审核以及履行过程中的监督、管理。
　2.3 公司有关重大经济合同须报集团法律事务部和造价监控部进行审核。
　 3.原则 3.1 与外界达成经济往来意向，金额在 1 万元以上（含一万元），应订立经济合同。应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，经总经理批准同意，否则该业务不能成立。
　3.2 未通过招标签订的合同，在订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
　3.3 经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点、和方式，违约责任等主要条款。经济合同可
　订立定金等担保条款。对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。
　3.4 合同文本由相关部门自行拟稿，应尽可能参照使用标准格式合同范本，同时结合本公司和建设项目的实际情况，确保合同内容的完整、严密和有利。
　3.5 合同的主要条款和内容必须符合法律法规，当事人各方的权利和义务必须明确，文字表述清楚准确。
　3.6 每一合同文本上或留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经理在我方所留的合同上签字同意。
　3.6 对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后，我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。
　3.7 单份合同文本达两页以上的须加盖骑缝章。
　4.合同谈判 4.1 合同谈判应由相关部门负责组织实施，经招标确定合作方的合同谈判，应由原招标经办部门负责组织实施。
　4.2 所有经济合同的谈判，必须保证至少有两名人员参加谈判。
　5.合同签订 5.1 前期合同：
　凡涉及政府部门及相关职能部门的合同，由工程前期部负责洽谈和拟订，提供相关费用的依据至造价审核部，经审核后办理后续报批手续。
　5.2 设计合同：
　设计合同包括项目总体方案设计合同、园林景观设计合同、室内装饰设计合同、单体及室外管网施工图设计合同。
　设计合同由设计部负责洽谈和拟订，提供相关费用的依据至造价审核部，经审核后办理后续相关手续。
　5.3 工程合同：
　工程合同包括单体施工合同、监理合同和分包工程合同（土方工程、桩基工程、防水工程、栏杆工程、铝合金门窗工程、幕墙工程、消防工程、人防工程、室内外高档装修工程、智能化工程及综合布线工程等）。
　上述工程均须按照《工程招标投标管理》确定承包单位，由预算部负责与承包单位初步洽谈并草拟单体施工合同、监理合同和上述分包工程合同及其它零星及单体附属工程的合同文本，提交造价审核部审核后，由造价审核部会同预算部及承包单位洽谈确认合同价及合同条款后，办理工程合同的报批手续。
　5.4 物资合同：
　物资合同包括物资采购合同和机电设备供货合同。
　5.5 物资采购合同：
　5.5.1 总价在 3 万元以下的零星物资采购，物资部必须办理零星物资价格审批手续，以此作为付款依据。
　5.5.2 总价在 3 万元～20 万元的物资采购，物资部必须签订物资采购合同。
　5.5.3 总价在 20 万元以上的物资采购，须按照《工程招标投标管理》确定供应商，合同由物资部负责与供应商洽谈和拟订，提交至造价审核部审核后，办理后续报批手续。
　5.5.4 对已签合同标的作调整时，物资部必须签订合同补充协议，以此作为付款依据。
　机电设备采购合同和涉及安装的物资采购合同，由设计部专业工程师负责协同物资部拟订机电设备采购合同文本，上述合同由物资部提交至造价审核部审核后，办理后续报批手续。
　5.6 对于涉及金额巨大（设计合同、物资采购合同、机电设备合同，其合同价
　 超过 100 万元的；工程、监理、分包工程，其合同价超过 300 万元的）或年限较长的重要经济合同，各部门提交至造价审核部后，造价审核部必须加签常年法律顾问的法律意见，再办理合同报批手续。
　6.审批流程 6.1 合同文本拟定完毕，按规定的流程审核并签署完意见后，加盖公章或合同专用章方能生效。具体流程如下：
　6.1.1 工程前期合同审批程序：
　工程前期部经办人——工程前期部经理——造价审核部经理——财务部经理――总经理助理——财务总监——总经理——副董事长 6.1.2 物资采购合同审批程序：
　物资部经办人——物资部经理——造价审核部经理——财务部经理――总经理助理——主管副总——财务总监——总经理——副董事长 6.1.3 工程合同审批程序：
　预算部经办人——预算部经理——造价审核部经理——财务部经理――总经理助理——主管副总——财务总监——总经理——副董事长 6.1.4 设计合同审批程序：
　设计部经办人——总建筑师——造价审核部经理——财务部经理――总经理助理——主管副总——财务总监——总经理——副董事长 流程中各审核意见签署于合同流转单上，合同流转单作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后，经办人留存并及时归档。
　7．合同的履行 7.1 合同依法订立后，即具有法律效力，相关部门应充分理解、熟悉合同，然后严格履行合同。
　7.2 业务部门和财务部门应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
　7.3 有关部门在合同履行中，遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报，必要时通知法律顾问。
　7.4 财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
　7.4.1 应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的； 7.4.2 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
　7.5 付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。
　7.6 在合同履行过程中，合同对方要求的付款必须按合同审批程序审核，50万以下的付款由总经理（批准），50 万及 50 万以上的付款须报副董事长批准，各级审核通过后再转财务审核付款。公司各部门所办理的各种款额收款单位，必须在各部门经办人的陪同下至财务部办理（相关款项的支付）手续。
　7.7 合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
　8.合同的变更和解除 8.1 合同订立后，在履行过程中，经办人员及相关人员应及时掌握合同执行情况，对涉及合同履行中的变更、解除等重要事项，应及时汇报，并依上述流程履行审核手续。
　8.2 我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
　8.3 有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知，必须在三天内向公司总经理汇报，必要时通知法律顾问。
　8.4 变更或解除合同的通知和回复应符合文件收发的要求。
　8.5 变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
　8.6 合同变更后，合同编号不予改变。
　9.归档管理 9.1 合同档案包括合同原件、合同审批记录等。由公司档案管理员负责整理、归档、编号。
　9.2 合同盖章生效后，应交一份正本由公司档案管理员对合同进行编号登记并归档，其他部门上公司网络流转查阅。
　9.3 非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。
　9.4 当经济合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行归档管理。
　10.其他 10.1 合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
　10.2 业务部门、财务部门应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，并向总经理汇报。
　10.3 各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理，交档案管理人员存档，由档案管理员根据公司文档制度处理，不得随意处置、销毁、遗失。
　10.4 公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
　11.责任 11.1 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而
　给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。
　11.2 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。